Lorsqu'une facture électronique arrive sur votre plateforme, elle se présente avec le statut « Reçue / À valider ». Tant que vous ne l'avez pas traitée, elle reste en attente de votre décision. C'est à ce moment que vous indiquez si vous acceptez la facture, parce qu'elle est conforme à ce que vous attendiez, ou si vous la refusez, par exemple en cas de montant erroné, de prestation non commandée ou de fournisseur inattendu. Votre décision est transmise à la Plateforme Agréée, qui informe l'émetteur du sort de sa facture.
Ouvrir la facture et examiner son contenu
Dans le menu Achats, ouvrez Factures pour afficher la liste de vos factures d'achat.
Repérez la facture portant le statut Reçue / À valider et ouvrez-la.
La facture s'affiche en détail : aperçu du document, fournisseur reconnu, numéro, dates et montants. Le statut Reçue / À valider est rappelé en haut de l'écran.
Valider ou refuser la facture
En bas de l'écran de la facture, trois actions sont disponibles :
Valider : vous acceptez la facture. Elle poursuit alors son cours dans votre liste de factures d'achat.
Refuser : vous rejetez la facture. Son statut passe à « Refusée » et ce refus est également remonté vers la Plateforme Agréée, qui en informe l'émetteur.
Marquer comme payé : vous signalez que la facture a été réglée. Cette action concerne le suivi du paiement, pas l'acceptation du document.
Vérifier le nouveau statut dans la liste
Une fois la décision prise, la facture porte son nouveau statut dans la liste des factures d'achat. Vous y distinguez d'un coup d'œil les factures encore à traiter, en Reçue / À valider, de celles que vous avez déjà acceptées ou refusées.
Une facture validée poursuit son cycle de vie normal, jusqu'à son paiement. Une facture refusée s'arrête à ce statut, et c'est à l'émetteur de prendre le relais auprès de vous.
