Il arrive qu'une facture reçue de votre fournisseur contienne une erreur : un montant inexact, un taux de TVA mal appliqué, une référence de commande absente ou erronée.
La marche à suivre dépend de l'endroit où se trouve la facture au moment où vous repérez le problème. Deux cas se présentent : soit la facture est encore dans la section « Factures à enregistrer », soit elle figure déjà dans vos factures d'achat.
Lorsqu'une facture électronique arrive dans sur la plateforme, elle est reçue automatiquement et identifiée comme document du circuit électronique. Cette réception ne contrôle pas la justesse du montant, du taux de TVA ou des mentions de la facture : ce contrôle relève de votre propre vérification, comme pour n'importe quelle facture fournisseur.
La plateforme ne corrige jamais une facture à votre place et ne détecte pas non plus les erreurs de saisie de votre fournisseur.
C'est à vous d'examiner la facture reçue avant de la traiter.
Cas 1 : la facture est dans « Factures à enregistrer »
Tant que la facture se trouve dans la section « Factures à enregistrer », vous n'avez pas encore validé son enregistrement. À ce stade, vous pouvez corriger les erreurs liées à l'extraction automatique des données (l'OCR) avant d'enregistrer la facture.
L'extraction automatique lit les informations de la facture (montant, TVA, références) pour les pré-remplir. Si l'une de ces données a été mal reconnue, vous la rectifiez directement avant l'enregistrement :
Dans la section « Factures à enregistrer », ouvrez la facture concernée pour afficher son détail.
Comparez les informations extraites (le montant, la TVA, la référence) avec ce qui figure réellement sur la facture.
Corrigez les champs mal extraits, puis enregistrez la facture.
Cette correction porte sur les données extraites par l'OCR, pas sur le contenu émis par votre fournisseur. Si l'erreur vient de la facture elle-même (et non d'une erreur de l'OCR), reportez-vous au cas 2.
Cas 2 : la facture est déjà dans vos factures d'achat
Si la facture figure déjà dans vos factures d'achat et qu'elle comporte une erreur de la part de votre fournisseur, il est nécéssaire de la refuser. Le refus est un signal explicite : il indique à votre fournisseur que vous n'acceptez pas la facture en l'état, et le statut de refus remonte jusqu'à lui par l'intermédiaire de la Plateforme Agréée (P.A.).
Pour refuser une facture reçue :
Dans la rubrique Achats, ouvrez la facture concernée pour afficher son détail.
Vérifiez les informations en cause (le montant, la TVA, la référence) au regard de ce qui était attendu.
En bas de l'écran de la facture, parmi les actions disponibles, sélectionnez Refuser et signalez le motif du refus.
Le refus place la facture dans un statut de refus explicite et remonte cette information vers votre fournisseur via la Plateforme Agréée. La facture refusée n'est pas supprimée : elle reste tracée dans vos achats, avec son nouveau statut.
Ce que fait ensuite votre fournisseur : facture corrigée ou avoir
Une fois informé du refus, c'est à votre fournisseur de régulariser la situation :
Il émet un avoir, afin d'annuler la facture précédente
Il réémet ensuite une facture corrigée, qui vous parvient comme un nouveau document électronique
Les documents arrivent dans votre interface que vous pourrez à votre tour vérifier puis accepter.
Vous n'avez aucune correction à réaliser vous-même sur la facture initiale : la responsabilité de l'émission d'un document juste revient au fournisseur.