Une facture d'achat peut arriver de deux façons : elle vous est transmise automatiquement par le circuit de la facture électronique, ou bien elle a été déposée/importée depuis une facture dématérialisée. Les deux factures vivent ensuite au même endroit, dans votre interface de gestion des factures d'achat, mais elles n'ont ni la même origine ni la même valeur au regard de la réforme. Comprendre cette distinction vous aide à savoir d'où vient chaque facture et à anticiper l'échéance qui rend le circuit électronique obligatoire.
La facture reçue par le circuit électronique
C'est une facture que votre fournisseur a émise depuis sa propre plateforme et qui vous parvient par le réseau de la facture électronique, en transitant par votre Plateforme Agréée. Vous n'avez aucune action à mener pour la recevoir : elle arrive seule dans votre interface des factures d'achat, au format Factur-X, sans saisie ni dépôt de votre part. Le fournisseur est reconnu automatiquement, et la facture est identifiée par une icône e-invoicing qui la distingue des documents que vous ajoutez vous-même.
Cette facture suit les statuts réglementaires du circuit, de sa réception à son traitement (par exemple Reçue, puis À valider, puis À payer). Ces statuts sont synchronisés avec votre Plateforme Agréée : lorsque vous traitez la facture, l'avancement remonte vers l'émetteur. C'est cette traçabilité partagée qui fait la valeur du circuit électronique au regard de la réforme.
La facture déposée ou importée manuellement
C'est un document que vous ajoutez vous-même, parce que vous le détenez sous une autre forme, par exemple un PDF reçu par un autre canal. Vous le déposez via la fonction Déposer un document de votre interface des factures d'achat. La plateforme analyse alors le document pour en extraire les données utiles (fournisseur, montants, dates) et préremplir la facture.
Cette facture n'a pas transité par le circuit de la facture électronique. Elle ne porte donc pas l'icône e-invoicing et ne s'accompagne pas des statuts réglementaires synchronisés avec une Plateforme Agréée : c'est un document que vous avez vous-même apporté dans Seqino.
Ce qui distingue les deux
La différence tient à l'origine de la facture et à sa valeur réglementaire. La facture reçue par le circuit électronique vous est adressée automatiquement par le réseau, via votre Plateforme Agréée, avec reconnaissance du fournisseur, icône e-invoicing et statuts réglementaires suivis de bout en bout. La facture déposée ou importée est, elle, ajoutée par vos soins à partir d'un document que vous possédez, et reste un document interne à votre dossier.
À terme, la réforme de la facture électronique impose le passage par le circuit électronique : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs par cette voie. Le dépôt manuel reste utile pour les documents qui ne vous parviennent pas par le réseau, mais il ne remplace pas la réception électronique attendue par la réforme.