Pour envoyer une facture électronique, vous devez savoir sur quelle plateforme votre client la reçoit. Cette information figure dans l'annuaire. Il peut arriver qu'elle soit absente, erronée ou pas à jour. Dans ce cas, vérifiez d'abord vos propres données, puis contactez notre support et votre client. Si la facture ne peut pas attendre, vous pouvez utiliser temporairement un canal habituel pour ne pas bloquer votre activité.
À quoi sert l'annuaire ?
L'annuaire indique vers quelle PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) envoyer chaque facture électronique : c'est celle sur laquelle votre client reçoit ses factures. Les PDP le consultent pour acheminer vos factures au bon endroit.
Commencez par vérifier vos données
Avant toute autre démarche, vérifiez les informations que vous utilisez pour votre client :
- son SIREN et son SIRET,
- l'établissement destinataire,
- sa dénomination,
- les données figurant dans votre contrat ou celles qu'il vous a communiquées.
Si le problème n'est toujours pas résolu, contactez votre client pour qu'il vous confirme ses informations de réception.
À noter : conservez une trace de vos échanges avec votre client. Ils vous permettent de justifier vos démarches si l'administration vous le demande.
Que faire si la facture doit partir rapidement ?
Si la facture doit être envoyée rapidement pour ne pas bloquer votre activité ou votre trésorerie, vous pouvez utiliser un canal habituel (e-mail, PDF…).
Important : cet envoi permet seulement d'éviter un blocage. Il ne s'agit pas d'une nouvelle facture : c'est la même facture, transmise autrement en attendant.
Dès que l'identification de la plateforme ou l'acheminement de la facture redevient possible, vous pouvez :
1. Transmettre la même facture par le circuit électronique.
2. Ou régulariser son envoi.
Évitez de multiplier les canaux d'envoi
N'envoyez pas systématiquement un double par e-mail ou en PDF en plus du circuit électronique. Réservez-le aux situations où il est vraiment utile pour que votre client puisse traiter la facture, ou quand la situation l'impose.
Un envoi en double par plusieurs canaux oblige votre client à rapprocher les exemplaires reçus pour éviter de traiter la facture deux fois.