Votre facture peut être rejetée par votre plateforme ou par la PDP de votre client. Un rejet est un incident à corriger. Ce n'est pas une raison de suspendre votre facturation. Dans cet article, vous verrez comment trouver la cause du rejet, corriger votre facture et, si besoin, faire parvenir la facture à votre client en attendant.
Qu'est-ce qu'un rejet ?
Une facture est rejetée lorsqu'un problème empêche sa transmission ou lorsqu'elle ne passe pas les contrôles. Par exemple :
- une erreur de format,
- une information obligatoire manquante ou incohérente,
- un destinataire mal identifié,
- un problème d'acheminement vers la plateforme de votre client,
- une anomalie bloquante ou un contrôle non conforme.
À noter : un rejet n'est pas un refus. Le refus vient de votre client, qui conteste la facture. Ce n'est pas la même situation.
Comment traiter un rejet ?
1. Identifiez la cause du rejet à partir du statut ou du message reçu.
2. Si l'erreur vient de votre facture, corrigez-la et transmettez-la de nouveau par voie électronique.
3. Si le problème concerne la transmission, les informations de réception de votre client ou l'acheminement de la facture, contactez notre support. Vous pouvez aussi vous rapprocher de l'éditeur de votre logiciel de facturation ou de votre client.
Quels éléments conserver ?
Gardez une trace de chaque rejet et de sa correction :
- la facture concernée,
- le statut ou le message de rejet,
- la cause du rejet, si vous la connaissez,
- les démarches que vous avez faites,
- la facture corrigée ou régularisée,
- vos échanges avec la plateforme, votre client ou l'éditeur de votre logiciel de facturation.
Ces éléments vous permettent de justifier vos démarches si l'administration vous le demande.
Que faire si la facture doit parvenir rapidement à votre client ?
Si le rejet empêche votre client de recevoir la facture et que cela risque de bloquer votre activité, un paiement ou votre trésorerie, vous pouvez lui envoyer un double de la facture par un autre canal (e-mail, PDF…).
Important : indiquez clairement à quelle facture ce double se rapporte. Votre client doit comprendre qu'il s'agit d'un duplicata, et non d'une nouvelle facture.
Pour en savoir plus sur l'identification des doubles et la prévention des doublons, consultez notre article "Comment éviter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles déclarations en cas de réémission ou de régularisation ?".
Comment limiter les rejets à l'avenir ?
Ne vous contentez pas de corriger chaque rejet après coup. Repérez les causes qui reviennent souvent et prenez les mesures nécessaires pour les éviter : données clients à mettre à jour, paramétrage de votre logiciel, format de vos factures…
Ces actions vous permettent aussi de montrer que vous avancez vers la conformité.