Votre client peut refuser une facture électronique que vous lui avez envoyée. Ce refus apparaît sous la forme d'un statut "Refusée" dans le suivi de votre facture. Ce n'est pas la même chose qu'un rejet par une plateforme. Lorsque vous recevez un refus, analysez le motif indiqué. Selon les cas, vous corrigez la facture ou vous contestez le refus, puis vous gardez une trace de la suite donnée.
Qu'est-ce qu'un refus ?
Le refus est un statut que votre client peut appliquer à une facture électronique reçue. Il fait partie du suivi de la facture, appelé "cycle de vie".
À noter : un refus n'est pas un rejet. Le rejet vient de la plateforme ou de la PDP de votre client, lorsque la facture ne passe pas les contrôles ou ne peut pas être transmise. Le refus, lui, vient de votre client.
Pour quels motifs votre client peut-il refuser une facture ?
Votre client doit toujours indiquer le motif de son refus. Et il ne peut utiliser que les motifs prévus par la norme, notamment :
- la facture ne respecte pas la réglementation, et la PDP de votre client ne l'a pas détecté,
- la facture n'a pas été adressée au bon destinataire,
- les conditions prévues au contrat ne sont pas respectées et empêchent de traiter la facture, dans les limites prévues par la norme.
Important : le refus ne sert pas à exprimer un simple désaccord commercial.
Comment réagir selon la situation ?
Si le refus est motivé et que l'erreur est avérée
Le motif du refus fait apparaître une erreur prévue par la norme. Dans ce cas :
1. Corrigez ce qui a provoqué le refus.
2. Si nécessaire, émettez une nouvelle facture par le circuit électronique.
3. Donnez un nouveau numéro à cette nouvelle facture.
Si vous acceptez le refus
Vous reconnaissez que le refus est fondé. Traitez-en les conséquences dans vos propres outils. Selon les cas, vous pouvez :
- annuler les effets de la facture refusée dans votre suivi interne, si besoin par un avoir interne,
- rembourser votre client,
- régulariser la situation sur une prochaine facture, si cette solution est adaptée.
Si vous contestez le refus
Un statut "Refusée" ne vous oblige pas à créer une nouvelle facture ou un avoir. Si vous n'êtes pas d'accord avec le refus :
1. Échangez avec votre client pour régler le désaccord.
2. Conservez les éléments qui justifient votre position.
3. Gardez une trace de la décision prise : maintien de la facture, correction, remboursement, nouvelle facture, annulation interne ou régularisation ultérieure.
Le refus ne règle pas un désaccord
Le statut "Refusée" ne tranche pas un litige entre vous et votre client. Il ne remplace pas les moyens de contestation habituels : clauses de votre contrat, médiation, arbitrage ou recours devant le juge.