Votre plateforme, ou la PDP de votre client, peut être temporairement indisponible. Cette interruption ne doit pas bloquer votre activité. Traitez-la comme un incident ponctuel : gardez-en une trace, envoyez votre facture par un autre canal si elle ne peut pas attendre, puis régularisez son envoi dès que le service reprend.
Identifiez l'origine du problème
Commencez par vérifier d'où vient la difficulté. Il peut s'agir :
- d'une indisponibilité de votre plateforme,
- d'une indisponibilité de la PDP de votre client,
- d'un problème de raccordement,
- d'un problème de transmission,
- d'une anomalie chez un prestataire technique.
Si vous ne parvenez pas à identifier la cause, contactez notre support.
Conservez les preuves de l'indisponibilité
Quelle que soit l'origine du problème, gardez les éléments qui prouvent l'indisponibilité :
- le message d'erreur,
- la notification de la plateforme,
- le ticket ouvert auprès du support,
- la date et l'heure de l'incident,
- vos échanges avec l'éditeur de votre logiciel de facturation ou votre prestataire informatique.
Ces éléments vous permettent de justifier vos démarches si l'administration vous le demande.
Comment envoyer votre facture en attendant ?
Si vous ne pouvez pas émettre votre facture électronique tout de suite, et qu'elle doit malgré tout parvenir à votre client pour éviter un blocage de votre activité ou de votre trésorerie, vous pouvez l'envoyer par un autre canal (e-mail, PDF…).
Cet envoi vous permet de maintenir votre relation commerciale.
Régularisez une fois l'incident résolu
Si vous êtes soumis à l'obligation d'émission électronique, dès que le service reprend :
1. Transmettez la même facture par le circuit électronique.
2. Ou régularisez son envoi dès que possible.
Évitez les doublons
Votre client recevra alors deux exemplaires de la même facture. Veillez à ce qu'elle ne soit ni payée, ni comptabilisée, ni déclarée deux fois.