Un même virement règle souvent plusieurs factures à la fois. Depuis la page Banque, vous pouvez associer à une transaction bancaire autant de factures et d'avoirs que nécessaire, en une seule opération. Vous voyez aussi en un coup d'œil ce qu'il vous reste à justifier.
Comment repérer les transactions à justifier ?
En haut de la page Banque, deux indicateurs vous donnent l'essentiel :
- le nombre de transactions à justifier ;
- le montant total encore non justifié.
Votre tableau de bord vous le rappelle aussi avec le message "Vous avez XXX transactions à associer dans votre page Banque".
Dans la liste des transactions, la colonne "Statut" vous indique où en est chaque ligne.
Que signifient les statuts ?
- À justifier : aucun justificatif n'est associé, ou le montant des justificatifs ne couvre qu'une partie de la transaction.
- Justifié : les justificatifs associés couvrent l'intégralité du montant.
- Non requis : vous avez indiqué que cette transaction ne nécessite pas de justificatif.
- Perdu : vous avez indiqué que le justificatif de cette transaction est perdu.
Comment associer des justificatifs à une transaction ?
1. Dans la page Banque, cliquez sur la transaction concernée. Un panneau s'ouvre sur la droite avec son statut, son montant et le "Reste à rapprocher".
2. Cliquez sur "Associer".
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez les factures et les avoirs qui correspondent à cette transaction. Vous pouvez filtrer par numéro de facture, entreprise, montant ou statut.
4. Suivez en haut de la fenêtre le montant de la transaction, le montant rapproché et le reste à rapprocher. Ils se mettent à jour à chaque document coché.
5. Cliquez sur "Enregistrer".
Si les documents couvrent tout le montant, la transaction passe au statut "Justifié".
Vous n'avez aucun montant à saisir. Chaque document est pris pour son montant TTC, et les avoirs sont automatiquement déduits. Par exemple, une facture de 120 € et un avoir de 20 € comptent pour 100 €.
À noter : pour vous faire gagner du temps, les documents qui correspondent au sens de la transaction s'affichent en premier :
- pour un encaissement, les factures de vente et les avoirs d'achat ;
- pour un décaissement, les factures d'achat et les avoirs de vente.
Les autres documents restent disponibles, par exemple pour déduire un avoir d'une facture. En revanche, une sélection dont le total va dans le sens contraire de la transaction ne peut pas être enregistrée.
Comment justifier une transaction en plusieurs fois ?
Vous n'avez pas toujours tous les documents sous la main. Vous pouvez donc enregistrer une sélection partielle, tant que son total ne dépasse pas le montant de la transaction.
La transaction reste alors au statut "À justifier", et le montant restant s'affiche dans le panneau. Vous pourrez compléter la sélection plus tard, quand vous aurez les documents manquants.
Comment modifier ou retirer des justificatifs ?
Une fois des documents associés, le panneau de la transaction les liste avec l'entreprise, le numéro et le montant TTC.
1. Cliquez sur la transaction pour ouvrir son panneau.
2. Cliquez sur "Modifier les justificatifs". La fenêtre s'ouvre avec les documents déjà cochés.
3. Cochez ou décochez les documents souhaités.
4. Cliquez sur "Enregistrer".
Pour retirer tous les justificatifs, décochez l'ensemble des documents puis cliquez sur "Enregistrer". La transaction repasse au statut "À justifier", et les documents redeviennent disponibles pour d'autres transactions.
Que faire si une transaction n'a pas de justificatif ?
Certaines transactions n'ont pas besoin de justificatif, ou celui-ci a été égaré. Depuis le panneau de la transaction, vous pouvez l'indiquer :
- "Justificatif non requis" : la transaction passe au statut "Non requis".
- "Justificatif perdu" : la transaction passe au statut "Perdu".
Ces transactions ne figurent plus parmi celles à justifier.