Un client qui déduit un avoir avant de vous payer, un fournisseur qui vous rembourse un avoir : ces situations sont courantes. Le Journal de banque vous propose l'écriture de règlement adaptée à chacune d'elles. Chaque facture et chaque avoir garde sa propre ligne, ce qui permet de les lettrer avec leur écriture d'origine.
Cet article concerne les dossiers tenus en comptabilité d'engagement. Les exemples sont calculés avec une TVA à 20 %.
Quels cas sont pris en charge ?
- Un avoir remboursé seul, par virement.
- Un avoir déduit d'une facture du même client ou fournisseur : seul le solde est réglé.
- Plusieurs avoirs déduits d'une même facture.
Dans tous les cas, l'écriture contient une ligne de tiers (401 ou 411) par document et une seule ligne de banque (512).
Comment est enregistré un avoir remboursé seul ?
Votre client ou votre fournisseur vous rembourse un avoir, ou vous remboursez celui de votre client, sans autre facture réglée en même temps.
Exemple côté ventes : vous remboursez à votre client un avoir de 120 €.
- 411 Client : débit 120 €
- 512 Banque : crédit 120 €
Exemple côté achats : votre fournisseur vous rembourse un avoir de 60 €.
- 401 Fournisseur : crédit 60 €
- 512 Banque : débit 60 €
À noter : un avoir qui solde une facture sans aucun mouvement bancaire n'est pas traité dans le Journal de banque.
Comment est enregistré un avoir déduit d'une facture ?
Votre client, ou vous-même, déduisez l'avoir de la facture et ne réglez que la différence. L'écriture garde une ligne pour la facture et une ligne pour l'avoir, sans les compenser entre elles.
Exemple côté ventes : facture de 300 €, avoir de 120 €, votre client vous verse 180 €.
- 411, règlement de la facture : crédit 300 €
- 411, règlement de l'avoir : débit 120 €
- 512 Banque : débit 180 €
Exemple côté achats : facture de 600 €, avoir de 60 €, vous versez 540 € à votre fournisseur.
- 401, règlement de la facture : débit 600 €
- 401, règlement de l'avoir : crédit 60 €
- 512 Banque : crédit 540 €
Comment sont enregistrés plusieurs avoirs déduits d'une même facture ?
Le principe est le même : une ligne pour la facture, une ligne par avoir et une seule ligne de banque.
Exemple côté ventes : facture de 300 €, avoirs de 80 € et 50 €, votre client vous verse 170 €.
- 411, règlement de la facture : crédit 300 €
- 411, règlement de l'avoir 1 : débit 80 €
- 411, règlement de l'avoir 2 : débit 50 €
- 512 Banque : débit 170 €
Exemple côté achats : facture de 600 €, avoirs de 60 € et 40 €, vous versez 500 € à votre fournisseur.
- 401, règlement de la facture : débit 600 €
- 401, règlement de l'avoir 1 : crédit 60 €
- 401, règlement de l'avoir 2 : crédit 40 €
- 512 Banque : crédit 500 €
Important : ce cas est pris en charge uniquement si le total des avoirs est inférieur au montant de la facture.
Comment vérifier et enregistrer l'écriture ?
1. Depuis la page Banque, associez la transaction à la facture et au(x) avoir(s) concernés. Les avoirs sont automatiquement déduits du montant rapproché.
2. Ouvrez la transaction dans le Journal de banque. Le bloc "écriture" affiche les lignes proposées.
3. Contrôlez les comptes et les montants, et ajustez-les si besoin.
4. Cliquez sur "Enregistrer" une fois l'écriture équilibrée au centime près.
La transaction passe au statut "Traité".
À noter : le sens (débit ou crédit) de la ligne d'un avoir est inversé automatiquement par rapport à celui d'une facture. Il n'est pas modifiable. Vous pouvez en revanche changer le compte ou le montant d'une ligne, et ajouter des lignes libres.
Si un avoir associé est ensuite modifié ou retiré de la transaction, celle-ci repasse au statut "À traiter".
Quels cas ne sont pas pris en charge ?
- L'avoir qui solde une facture sans mouvement bancaire.
- L'avoir reporté sur une facture future.
- L'avoir supérieur au montant restant dû (trop-perçu).
- Les avoirs en devise étrangère, sur un exercice clôturé ou annulés.
- Le paiement partiel et les écarts de règlement.
Et en comptabilité de trésorerie ?
En trésorerie, rien n'est pré-rempli : vous saisissez l'écriture vous-même, à la date du paiement.
Pour un avoir remboursé seul, l'écriture annule la charge (ou la vente) d'origine et sa TVA. Exemple : votre fournisseur vous rembourse un avoir de 20 € TTC.
- 6XXXXX Annulation de la charge (HT de l'avoir) : crédit 16,67 €
- 445660 TVA déductible (annulation) : crédit 3,33 €
- 512000 Banque : débit 20,00 €
Pour un avoir déduit d'une facture, ne saisissez pas directement le montant net : gardez le détail de la facture et de l'avoir, avec leur TVA. Exemple : facture de 120 € TTC et avoir de 20 € TTC, soit 100 € payés à votre fournisseur.
- 6XXXXX Achat (HT de la facture) : débit 100,00 €
- 445660 TVA déductible (facture) : débit 20,00 €
- 6XXXXX Annulation de la charge (HT de l'avoir) : crédit 16,67 €
- 445660 Annulation de la TVA (avoir) : crédit 3,33 €
- 512000 Banque : crédit 100,00 €
Côté ventes, le principe est le même avec les comptes de produits (7XXXXX) et de TVA collectée (445710), dans le sens inverse.