Quand une facture reçue d'un fournisseur fait l'objet d'un désaccord, par exemple une prestation contestée ou un montant que vous jugez injustifié, la question naturelle est de savoir si vous pouvez la mettre de côté, le temps de régler le différend, sans la payer ni la perdre de vue. Seqino ne propose pas de fonction dédiée de gestion des litiges, ni de statut spécifique pour geler une facture en cours de différend. Cet article explique les deux seuls leviers à votre disposition sur une facture reçue lorsqu'un litige survient.
Les leviers à votre disposition
Une facture reçue n'avance jamais d'elle-même : aucune validation ni aucun paiement ne se déclenche sans une action de votre part. Tant que vous ne validez pas une facture, elle reste en attente de votre décision. Une facture qui vient d'arriver porte le statut Reçue / À valider et demeure visible dans votre liste de factures d'achat. Pour un litige, le premier levier consiste donc simplement à ne pas valider la facture : elle reste ainsi en attente, ce qui vous laisse le temps d'examiner le différend avant d'agir.
Si, après examen, vous estimez la facture infondée ou erronée, le second levier est de la refuser en signalant le motif. Le refus est un signal explicite envoyé à votre fournisseur, dont le statut remonte jusqu'à lui par l'intermédiaire de la Plateforme Agréée (P.A.). La facture refusée n'est pas supprimée : elle reste tracée dans vos achats avec son nouveau statut, et c'est ensuite à votre fournisseur de régulariser, par une facture corrigée ou un avoir.
Vous gardez ainsi la maîtrise du traitement : ne pas valider une facture suffit à la maintenir en attente, et le refus permet de notifier formellement le fournisseur d'un désaccord.
Ce qu'il faut savoir sur les statuts
Seqino n'a pas de statut « Suspendu » ni « En litige » propre à la réception, c'est-à-dire un état qui gèlerait formellement une facture reçue le temps d'un différend. Il n'existe pas non plus de fonction de gestion des litiges qui prendrait en charge le suivi du désaccord à votre place.
Pour gérer un litige, vous vous appuyez donc uniquement sur les deux leviers décrits plus haut : laisser la facture en attente sans la valider, ou la refuser en signalant le motif à votre fournisseur.