Il peut arriver que votre fournisseur vous adresse la même facture par plusieurs canaux : par voie électronique via sa plateforme, par e-mail ou encore par courrier. Dans ce cas, vous n'avez pas à bloquer son traitement. Vous rapprochez les documents reçus, vous choisissez une facture de référence et vous traitez les autres exemplaires comme des doublons. Vous évitez ainsi de payer deux fois, de comptabiliser deux fois ou de déduire deux fois la TVA.
Pourquoi une même facture peut arriver plusieurs fois
Recevoir plusieurs exemplaires d'une même facture n'est pas une anomalie en soi. Il s'agit d'une situation de rapprochement à résoudre. Le principe à retenir : une facture ne doit être traitée qu'une seule fois.
Comment vérifier qu'il s'agit bien de la même facture ?
Pour vous en assurer, comparez les principaux éléments des documents reçus :
- le numéro de facture,
- le fournisseur et le client,
- la date,
- les montants (hors taxes, TVA et toutes taxes comprises),
- les statuts de traitement associés au flux électronique.
Si ces éléments concordent, vous êtes normalement face à une même facture transmise par plusieurs canaux.
Comment traiter les exemplaires reçus ?
Une fois le rapprochement effectué :
1. Désignez une facture de référence dans votre système.
2. Poursuivez le circuit de validation ou de paiement sur la base de cette seule facture.
3. Marquez les autres exemplaires comme "copies", "doublons" ou "duplicatas".
Votre facture suit ainsi un circuit unique, du début à la fin.
Pourquoi conserver la trace du rapprochement ?
Nous vous recommandons de garder une trace du rapprochement effectué. Cette documentation vous permet :
- de comprendre pourquoi plusieurs exemplaires ont été reçus,
- de démontrer, en cas de contrôle, qu'une seule opération a été comptabilisée, payée et déduite au titre de la TVA.
Que faire en cas de doute ?
Si vous avez un doute sérieux sur le fait que les documents correspondent à la même facture, contactez votre fournisseur.