Il peut arriver qu'une facture vous parvienne par e-mail ou par courrier, alors qu'elle aurait dû passer par le circuit électronique prévu par la réforme. Vous pouvez demander à votre fournisseur de vous la renvoyer par le bon circuit, mais rien ne vous y oblige. La facture que vous avez déjà reçue reste valable : vous pouvez la traiter et la payer normalement.
Une démarche utile, mais pas obligatoire
Si votre fournisseur est soumis à l'obligation d'émission électronique, vous pouvez lui demander de vous transmettre la même facture par le circuit prévu, ou d'en régulariser l'envoi.
Cette demande reste facultative. Vous n'avez pas besoin de l'attendre pour que la facture soit valable, ni pour la traiter ou la payer. Vous pouvez utiliser la facture reçue pour poursuivre votre activité, votre traitement comptable et vos paiements, à deux conditions :
- elle correspond à une opération réelle,
- elle comporte les informations nécessaires.
À quoi sert une demande de régularisation ?
Votre demande a deux objectifs :
1. Permettre à votre fournisseur de respecter son obligation de transmission électronique.
2. Garantir que les données attendues soient bien transmises à l'administration.
Important : cette demande ne doit jamais servir à bloquer la relation commerciale ni à retarder un paiement dû.
Comment formuler votre demande ?
Rédigez une demande courte et gardez-en une trace. Vous pouvez y préciser :
- que vous avez reçu la facture par un autre canal,
- que vous la traitez dès maintenant pour éviter tout blocage,
- que vous souhaitez recevoir la même facture par le circuit électronique prévu, si votre fournisseur y est légalement tenu.
Comment éviter les doublons ?
Si votre fournisseur vous renvoie la facture par le circuit électronique, vous en aurez deux exemplaires. Pour ne pas la traiter deux fois, identifiez précisément la facture concernée à partir des éléments suivants :
- le numéro de facture,
- la date,
- le montant,
- le fournisseur,
- le client,
- le canal par lequel vous l'avez reçue la première fois.