Une facture peut vous parvenir dans des conditions dégradées : par un autre canal que le circuit électronique prévu, à la suite d'un incident technique ou d'un rejet. Vous pouvez quand même la traiter. Il vous suffit de rassembler quelques éléments qui expliquent la situation et montrent votre bonne foi. Ce dossier de preuve, court et cohérent, vous permet de justifier votre traitement si l'administration vous le demande.
Pourquoi conserver ces éléments ?
Ces documents sont particulièrement importants pendant la phase de démarrage de la réforme. Ils vous permettent de démontrer, si l'administration vous le demande, que vous :
- n'avez pas ignoré vos obligations,
- avez traité vos factures avec prudence,
- avez fait le nécessaire pour revenir au circuit électronique prévu.
Quels éléments conserver ?
1. La facture reçue, quel que soit le canal par lequel elle vous est parvenue.
2. Les documents commerciaux liés à l'opération (bon de commande, devis, bon de livraison, contrat…).
3. Vos échanges au sujet de la difficulté rencontrée, avec votre fournisseur, votre plateforme, l'éditeur de votre logiciel de facturation, votre expert-comptable ou votre prestataire informatique.
4. Les preuves d'incident ou de rejet, s'il y en a.
5. Les éléments qui permettent d'identifier précisément la facture, pour éviter un doublon si votre fournisseur vous la renvoie plus tard par le circuit électronique.
Une démarche proportionnée
L'objectif n'est pas d'ajouter des formalités. Il s'agit de garder un dossier court et cohérent, que vous pourrez présenter à l'administration si nécessaire pour justifier le traitement d'une facture reçue dans des conditions dégradées.