Si vous rencontrez une difficulté pour émettre une facture électronique, vous devez pouvoir montrer votre bonne foi. Gardez une trace de chaque étape, de la difficulté rencontrée jusqu'à sa régularisation. Ces éléments prouvent que vous avez fait le nécessaire pour respecter vos obligations.
Pourquoi conserver ces éléments ?
Si l'administration vous le demande, ces éléments vous permettent de démontrer que :
- vous agissez de bonne foi,
- vous avez engagé une véritable démarche de mise en conformité,
- vous n'utilisez pas les difficultés de démarrage pour échapper durablement à vos obligations.
Quels éléments conserver ?
1. Les informations sur l'opération facturée : tout ce qui permet d'identifier l'opération commerciale concernée (client, date, montant, numéro de facture, documents commerciaux associés…).
2. La trace de votre tentative d'émission électronique : la date, l'heure et la façon dont vous avez tenté de transmettre la facture.
3. Les statuts et messages reçus : tous les retours envoyés par la plateforme, par votre logiciel de facturation ou par le PPF (portail public de facturation).
4. Vos échanges avec la plateforme et les autres intervenants : l'éditeur de votre logiciel de facturation, votre expert-comptable, votre prestataire informatique ou votre client.
5. Le suivi des doubles envoyés par un autre canal et de leur régularisation : ce que vous avez envoyé, par quel canal, et comment vous avez ensuite régularisé la facture.
6. Votre plan de correction interne : si la difficulté concerne une partie de votre facturation qui n'est pas encore prête, conservez aussi le plan que vous avez prévu pour la corriger.
Un dossier qui retrace tout le parcours
Ces éléments font partie de votre démarche de mise en conformité. Ensemble, ils doivent permettre de retracer toutes les étapes, de la difficulté rencontrée jusqu'à sa résolution ou sa régularisation.