Émettre des factures électroniques avant d'y être obligé : quelles règles respecter ?

Vous avez choisi d'émettre des factures électroniques avant votre date d'obligation ? Les règles à respecter sont les mêmes que si vous y étiez obligé. Vos factures doivent passer par une plateforme agréée, comporter toutes les mentions obligatoires et faire l'objet d'un suivi. Vous pouvez commencer progressivement, à condition de rester bien organisé.

Même si vous le faites volontairement, vous devez émettre vos factures électroniques dans le cadre prévu par la réforme. Vous ne pouvez pas choisir librement votre façon de faire. Les règles sur le contenu et la transmission des factures sont les mêmes, que l'émission soit obligatoire ou volontaire.

Vos factures électroniques doivent être émises, transmises et reçues par une plateforme agréée. Vous pouvez y accéder :

- directement, en vous adressant à une plateforme agréée,

- ou par l'un de vos outils ou partenaires habituels déjà raccordés : logiciel de facturation, logiciel de gestion, expert-comptable, banque ou autre prestataire.

La réforme change la façon de transmettre les factures et leurs données. Elle ne change pas les règles générales de facturation.

Vos factures doivent donc toujours permettre d'identifier :

- l'opération facturée,

- le fournisseur,

- le client,

- les montants,

- la TVA, lorsqu'elle s'applique,

- les autres mentions obligatoires.

1. Choisissez les factures que vous souhaitez émettre par voie électronique.

2. Prévenez les clients concernés, si cela les aide à traiter vos factures.

3. Suivez les statuts de vos factures et repérez les éventuels rejets.

4. Conservez les éléments qui justifient vos factures et leur transmission.

5. Évitez d'envoyer la même facture plusieurs fois sans le savoir.

Vous n'êtes pas obligé de tout passer en électronique dès le départ. Vous pouvez commencer par :

- certains clients,

- certains établissements,

- certains types de factures,

- un volume limité de factures.